Un règlement de la bibliothèque a été établit en 1973 par la Société d’Archéologie et d’Histoire de la Charente-Maritime. Il a été actualisé lors du conseil d’administration du 25 mars 2026 comme suit :
Article 1 — Objet
Le présent règlement définit les modalités de fonctionnement de la bibliothèque de la Société d’Archéologie et d’Histoire de la Charente-Maritime, conformément aux statuts et au règlement intérieur de la Société.
Article 2 — Bibliothèque commune
La bibliothèque de la Société d’Archéologie et d’Histoire de la Charente-Maritime est commune avec celle de la Société des Archives Historiques de la Saintonge et de l’Aunis.
Les collections des deux sociétés sont conservées dans les mêmes locaux et peuvent être consultées dans les mêmes conditions. Elles demeurent toutefois la propriété de leur société d’origine, identifiée par le tampon de celle-ci.
Les modalités pratiques de gestion, de conservation et de consultation sont assurées conjointement, dans le respect des décisions des instances dirigeantes de chaque société.
Article 3 — Missions de la bibliothèque
La bibliothèque assure les missions suivantes :
- la conservation et la gestion des collections (livres, revues, archives, manuscrits, cartes, estampes, photographies, objets et mobilier) appartenant à la Société ;
- le catalogage et l’inventaire des documents ;
- la consultation et le prêt des ouvrages dans les conditions définies ci-dessous ;
- les échanges de publications avec d’autres sociétés savantes et institutions ;
- la diffusion et la vente des publications de la Société.
Article 4 — Responsables
La bibliothèque est placée par le conseil d’administration sous la responsabilité :
- du bibliothécaire, qui rend compte au Conseil d’administration.
- du bibliothécaire adjoint, le cas échéant.
Article 5 — Gestion des collections
Tous les documents et objets confiés à la bibliothèque font l’objet :
- d’un enregistrement dans un registre d’entrée et une base de données consultable en ligne ;
- d’un classement et d’un catalogage permettant leur identification et leur localisation. Chaque document est attribué à une cotation conforme au système de classement en vigueur, permettant son repérage précis dans les collections.
Les collections comprennent notamment :
- livres, livrets, fascicules et périodiques ;
- cartes, plans et affiches ;
- photographies, diapositives, négatifs, plaques photographiques et cartes postales ;
- estampes, gravures et lithographies ;
- tampons et sceaux ;
- manuscrits et documents d’archives, ainsi que tout autre document ou objet patrimonial confié à la bibliothèque.
Le mobilier et les objets appartenant à la Société font également l’objet d’un inventaire spécifique.
Article 6 — Échanges de publications
La Société peut procéder à des échanges de publications avec d’autres sociétés savantes, universités ou institutions. Ces échanges sont gérés par le bibliothécaire, sous le contrôle de la commission de surveillance, et font l’objet d’un suivi dans un registre ou un fichier dédié.
Article 7 — Accès à la bibliothèque
La bibliothèque est ouverte aux membres de la Société et au public non membre les mercredis et samedis de 14 h à 18 h. La consultation des documents est gratuite.
Article 8 — Prêt des ouvrages
Le prêt des ouvrages est réservé aux membres de la Société à jour de leur cotisation. Les conditions de prêt sont les suivantes :
- maximum deux ouvrages empruntés simultanément ;
- durée maximale de un mois, renouvelable si l’ouvrage n’est pas réservé.
Tout emprunt doit être obligatoirement inscrit par l’emprunteur dans le registre prévu à cet effet.
Article 9 — Documents exclus du prêt
Certains documents ne peuvent être consultés que sur place, notamment :
- les manuscrits,
- les archives,
- les estampes et cartes anciennes,
- les photographies, plaques, diapositives
- les ouvrages rares ou fragiles.
La décision relève du bibliothécaire. Seuls les responsables de la bibliothèque sont habilités à manipuler les documents conservés dans les rayonnages fermés ou les réserves.
Article 10 — Responsabilité des emprunteurs
Les ouvrages doivent être rendus dans l’état où ils ont été prêtés. En cas de perte ou de dégradation, l’emprunteur devra remplacer ou rembourser le document, selon les modalités fixées par le bibliothécaire et/ou le président.
Article 11 — Publications de la Société
La bibliothèque assure :
- la conservation des publications de la Société ;
- leur distribution aux membres selon les règles fixées par les statuts ;
- leur vente au public, en liaison avec le trésorier.
Les tarifs sont fixés par le Conseil d’administration.
Article 12 — Application du règlement
Le bibliothécaire est chargé de l’application du présent règlement. Toute difficulté d’interprétation est soumise au Président, au membres du Bureau ou au Conseil d’administration de la Société.